Overzicht over je acties maakt dat je kunt kiezen wat je het meest belangrijk vindt om te doen. Dat kan een administratief klusje zijn, of een wandeling in het park, maar ook een strategische brainstormsessie of gezellig lunchen met je vriendin. Tijd voor werken en tijd voor ontspanning. Denk aan de balans! Acties de baas zijn en daar een keuze uit kunnen maken is dé manier om tijd te winnen.

Mocht je door ad hoc-werk of storingen je planning niet kunnen uitvoeren, dan heb je op het moment van de storing een keuze. Immers, overzicht over wat je wilde doen maakt het makkelijker om een storing aan te pakken en te weten wat blijft liggen of gemotiveerd niet met de storing aan de slag te gaan omdat er andere taken zijn die eerst aandacht verdienen.

Tip 1: Maak zaken af! Dingen gedaan krijgen geeft een heerlijk gevoel. met jezelf een tijd af voor elke taak die je gaat doen. Bijvoorbeeld: ga een half uur mails beantwoorden. Stop dan en ga iets anders doen. Je bent niet de hele dag met hetzelfde bezig en je verzet op deze manier veel werk.

Tip 2: Zorg dat je routine krijgt. Routine is iets doen zonder dat je erover na hoeft te denken. Dit scheelt energie. Zorg dat je je werk zo gemakkelijk mogelijk kunt doen, zodat je energie overhoudt voor zaken waarbij je je echt moet concentreren. Als je spullen altijd op een vaste plek legt, en sjablonen aanmaakt voor documenten die je vaak gebruikt bespaar je tijd en zorg je voor routine.

Tip 3: Maak afspraken over e-mail. Maak afspraken over wat je wel en niet mailt. Geconcentreerd werken als je constant je e-mail in de gaten moet houden is moeilijk. Zorg ervoor dat men weet dat je belangrijke zaken niet via de mail wilt hebben, maar loop even langs of bel elkaar. Mails in de CC betekend voor jou dan jij niet per sé iets met die e-mail hoeft te doen.

Tip 4: Organiseren hoort ook bij je werk. Een goed idee is om een elke week een uur de tijd te nemen om je agenda door te kijken om te zien of er bijvoorbeeld nog losse eindjes zijn en om je takenlijst op te schonen. Het is goed om aandacht te schenken aan wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat aan wilt pakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft rust en overzicht.

Tip 5: Houd rekening met ad-hoc werk. Plan je agenda niet helemaal vol. Hou rekening met ad-hoc zaken. Zorg ervoor dat je ondanks alle drukte tijd hebt voor je eigen taken. Spreek momenten af dat je niet aanspreekbaar bent. Ook is het goed om bijvoorbeeld een uur per dag je telefoon en e-mail uit te zetten. Je zult zien dat je je beter kan concentreren.

Tip 6: Houd één takenlijst bij. Je hebt een to-do lijst, een takenlijst in Outlook, post-its op je monitor en ook nog taken in je agenda gepland. Zorg ervoor dat je alles op één plek bijhoudt. Dan weet je wat echt belangrijk is en weet je ook precies waar je aan toe bent.

Tip 7: Haal verzamelen en beslissen uit elkaar. Je hoeft niet altijd over alles meteen een beslissing te maken, op het moment dat het je leven binnenkomt. Zet een bakje op je bureau en doe daar je binnenkomende post/documenten/papieren in. Maak hem ééns per dag leeg. Spreek een paar vaste momenten af met jezelf om je e-mail te verwerken, in plaats van dat de hele dag door te doen. Dan heb je de rest van de tijd over voor belangrijkere dingen.

Tip 8: Zorg dat je een notitieboekje bij de hand hebt en schrijf alles op. Vragen aan collega’s, vragen die tussendoor komen en wat je dan ook maar te binnen schiet.  Je kunt niet alles onthouden. Wat je eenmaal hebt opgeschreven zit niet meer in je hoofd. Dat geeft rust!. Omdat je het bijhoudt weet je altijd precies of je nog ergens achteraan moet.